Automatyzacja rezerwacji i płatności

Koniec z telefonami o 22:00

Właściciele studiów pilates i jogi w miastach takich jak Łódź często spędzają po 2,5 godziny dziennie na samym odpisywaniu na wiadomości. Klienci piszą na Messengerze, Instagramie i przez SMS, pytając o wolne miejsca na wtorek. yan-soft wdraża system, który zbiera to wszystko w jednym panelu. Po wdrożeniu, które zajmuje nam dokładnie 11 dni roboczych, Twój telefon przestaje wibrować wieczorami. Klienci widzą grafik w czasie rzeczywistym i sami wybierają wolne maty, co eliminuje pomyłki w zapisach o 34% już w pierwszym miesiącu.

Płatności z góry i mniej pustych miejsc

Puste miejsca na sali to strata, której nie da się odrobić. Z naszych obserwacji wynika, że w studiach bez automatyzacji około 14% rezerwacji kończy się nieobecnością klienta bez uprzedzenia. Rozwiązujemy to przez wymuszanie płatności przy zapisie. Klient płaci za wejście od razu przez szybki przelew lub kartę. Jeśli odwoła zajęcia później niż 12 godzin przed startem, system automatycznie rozlicza wejście z karnetu. To prosta zasada, która w jednym z naszych zaprzyjaźnionych punktów ograniczyła puste okienka do zaledwie 3 przypadków miesięcznie.

Odzyskaj 8,5 godziny tygodniowo dla recepcji

Zamiast wklepywać dane do arkusza w Excelu, Twój zespół może zająć się sprzedażą karnetów na miejscu lub parzeniem kawy dla stałych bywalców. Automatyzacja w yan-soft obsługuje kluczowe procesy:

• Samodzielne zapisy klientów na listę rezerwową i automatyczne powiadomienia o wolnym miejscu.
• Wysyłkę przypomnień SMS na 4 godziny przed startem zajęć.
• Generowanie raportów sprzedaży, które pokazują czysty zysk bez konieczności liczenia paragonów.
• Automatyczne blokowanie rezerwacji dla osób, które mają nieopłacone składki lub wygasłe pakiety.

Jak wygląda proces w yan-soft

Zaczynamy od audytu Twojego obecnego cennika i grafiku zajęć. Jakub Kamiński osobiście sprawdza, czy struktura Twoich usług nie jest zbyt skomplikowana dla algorytmu, bo prostota to podstawa sukcesu. Następnie konfigurujemy bramkę płatności i importujemy bazę Twoich aktywnych klientów (zwykle od 47 do 156 osób). Cały proces zamykamy w dwóch etapach. Pierwszy to techniczne ustawienie parametrów, a drugi to krótkie szkolenie dla Twojego personelu, które trwa dokładnie 140 minut. Nie zostawiamy Cię z instrukcją, tylko z narzędziem gotowym do przyjmowania wpłat.

Konkret w grafiku bez zbędnego lania wody

Liczymy każdą złotówkę, dlatego w yan-soft nie proponujemy drogich systemów abonamentowych, których nie wykorzystasz w pełni. Wybieramy rozwiązania, które kosztują miesięcznie mniej niż dwa sprzedane karnety open. Jeśli Twoje studio obsługuje obecnie więcej niż 35 osób tygodniowo, ręczne sterowanie kalendarzem przestaje mieć sens ekonomiczny. Przy pełnej automatyzacji średni paragon rośnie o około 19%, ponieważ system sam pilnuje terminów i podpowiada klientom zakup kolejnych pakietów w momencie, gdy stare się kończą. Sprawdziliśmy to na 47 obiektach i wiemy, że to po prostu działa.