Redukcja 'okienek' w grafiku o 23% dla studia w Łodzi

Core Harmony Studio posiada 6 nowoczesnych reformerów, co przy 42 godzinach zajęć tygodniowo dawało spory potencjał zarobkowy. Niestety, w marcu 2024 roku średnio 9 miejsc w każdym tygodniu pozostawało pustych, bo klienci zapisywali się i nie przychodzili. Właścicielka, pani Beata, traciła miesięcznie około 3 460 zł z powodu tak zwanych 'no-shows'. Głównym problemem był brak jasnych zasad odwoływania wizyt i ręczne przepisywanie osób z listy rezerwowej przez SMS-y, co zajmowało 4-5 godzin tygodniowo.

Nasz zespół, pod okiem Jakuba Kamińskiego, zaczął od analizy 412 rezerwacji z ostatniego kwartału. Szybko zauważyliśmy, że 14 stałych klientek rezygnowało z zajęć, bo system (oparty wtedy na wiadomościach Messenger) nie odpowiadał wystarczająco szybko. Wprowadziliśmy twarde zasady: automatyczne potwierdzenia SMS i systemową listę rezerwową. Skupiliśmy się na konkretach – każdy ruch w systemie musiał dziać się bez udziału pani Beaty.

Zainstalowaliśmy prosty panel rezerwacyjny połączony z bramką powiadomień. Teraz klient dostaje SMS o 19:15 wieczorem z przypomnieniem o porannym treningu. Jeśli kliknie 'zrezygnuj', system w ciągu 12 sekund wysyła zaproszenie do pierwszej osoby z listy rezerwowej. Dodatkowo wdrożyliśmy funkcję przedpłaty za pierwsze zajęcia dla nowych osób, co wyeliminowało turystów, którzy zapisywali się i zapominali o studio. Wszystko działa na automacie, bez zbędnego lania wody.

Po 14 tygodniach monitorowania danych, liczba pustych reformerów w godzinach szczytu spadła niemal do zera. Studio odzyskało płynność finansową i przestało dopłacać do porannych zmian instruktorów.